オフィスとホームオフィスの作業組織

とSabineSchrör、医療ジャーナリスト更新日

博士Andrea Bannertは、2013年からhouseofgoldhealthproductsに所属しています。生物学と医学の編集者の医師は、最初に微生物学の研究を行い、細菌、ウイルス、分子、遺伝子などの小さなことに関するチームの専門家です。彼女はまた、バイエルン放送やさまざまな科学雑誌のフリーランサーとして働いており、ファンタジー小説や童話を書いています。

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SabineSchrörは、houseofgoldhealthproducts医療チームのフリーランスライターです。彼女はケルンで経営学と広報を学びました。彼女はフリーランスの編集者として、15年以上にわたってさまざまな業界で活躍しています。健康は彼女の好きな科目の1つです。

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ホームオフィスであろうと現場のオフィスであろうと：日常のオフィスライフを効率的でストレスのないものにするためには、優れた作業組織が不可欠です。しかし、電子メール、電話の呼び出し音、会議、個人的な気晴らしの洪水の間で、どのように賢明にタスクを構成することができますか？ここでは、この質問に対する回答を見つけ、日常のオフィス作業を容易にするヒントとツールを見つけます。

作業組織：ストレスが少なく、効率が高い

あなたはおそらくこの状況に精通しているでしょう：あなたは自分の机に座っていて、重要な仕事に完全に夢中になっています。突然、同僚がドアの中に立って彼女に話しかけます。または、電話が鳴ります-上司が電話に出ています。または、受信トレイから新しいメッセージが報告されます。あなたはすでに集中した仕事から引き裂かれ、あなたの優先順位を再考しなければなりません。

ホームオフィスには、他にも多くの気晴らしの原因があります。子供たちは宿題の手伝いを求め、食器洗い機を空にする必要があり、昼食はそれ自体では調理されません、そして、そして。

例は次のことを示しています。気晴らしとストレスは、特にホームオフィスでは日常業務の一部です。しかし、賢明な仕事の組織では、ストレスが手に負えなくなることなく、落ち着いて効率的に仕事をすることができるように、多くのことができます。

優先順位を設定する

オフィスやホームオフィスでの仕事はどのようにうまく構成できますか？優先順位を設定する。重要度と緊急度に従って、今後のタスクを並べ替えます。たとえば、AからDへ：

タスクは重要かつ緊急です。つまり、タイムクリティカルです。
Bタスクは重要ですが、緊急ではありません
Cタスクはそれほど重要ではありませんが、緊急です
Dタスクはそれほど重要ではなく、緊急ではありません

次に、自分で実行するタスクと、必要に応じて委任するタスクを決定します。次に、タスクを時系列に並べ、それに応じて作業します。

時間管理

時間は貴重な商品です。作業時間を効率的に使用すればするほど、他のことに余裕ができます。さらに、急いで仕事に取り掛かる必要がなく、よく考えられたスケジュールに基づいて仕事をすることで、個人的なストレスを軽減できます。最善の方法は、通常のタスクを確認し、どのタスクにどれだけの時間が必要かをメモすることです。この概要は、構造化された日次および週次計画の優れた基礎となります。

毎日および毎週の計画

優先リストとタスク/時間分析に基づいて、日次および週次の計画を作成することは価値があります。これらの概要により、勤務日の構造が明確になり、何も忘れずに勤務時間を効率的に使用できるというセキュリティが得られます。

毎日のスケジュールでは、特定のタスクを完了する時間を決定します。おそらく、朝よりも午後に電話をかける方が好きですか？または、経験が示すように、あなたは朝の早い時間に最も集中していますか？可能であれば、計画ではこれを考慮に入れてください。同様のタスクをタスクグループにバンドルし、特定のタイムスロットを割り当てます。また、休憩をしっかりと計画し、予期しないタスクの範囲を与えるタイムバッファーに注意を払ってください。
毎週のスケジュールは、その週に予定されているすべてのタスクの概要を示します。翌週全体にわたって毎週金曜日に作成することをお勧めします。ここにもタイムバッファを含めるようにしてください！経験則として、利用可能な作業時間の最大80パーセントを計画します。残りの20％は、臨時の作業に使用できます。

ホームオフィスのための追加のヒント

在宅勤務者は、定期的に仕事の組織化という面でさらなる課題に直面しています。仕事と私生活の空間的分離が欠如しているため、大きなハードルは、仕事中に私生活から自分自身を厳密に分離することです。これが成功しない場合、行き詰まり、専門家と家族の要求の間で焦点を失うリスクが高くなります。自宅では、オンサイトのオフィスよりも気晴らしの機会がはるかに多いため、間に洗濯機をオンにするか、掃除機をかけるか、最後にもう一度おばあちゃんに電話してください。誘惑はたくさんあります。特にあなたがホームオフィスに一人でいるのではなく、あなたのパートナーも家で働いていて、子供たちがホームスクーリングをしているとき。

ただし、ホームオフィスで集中的かつ構造化された方法で作業するのに役立つヒントとコツがいくつかあります。

労働時間を明確に定義し、遵守する

何時に働くか、いつどのくらいの時間休憩を取るかを正確に決定します。家族とスケジュールについて話し合い、勤務時間中に邪魔されないことに同意します。小さな儀式が役に立ちます。たとえば、研究のドアが閉まっているときに「邪魔しないでください」というメッセージが適用されるように手配します。

あなたの職場を専門的に設計する

自宅で仕事をするときは、プライベートモードから仕事モードにすばやく切り替えることができることが重要です。専門的に提供された独立したワークステーションが役立ちます。もちろん、あなた自身の研究は理想的です。しかし、キッチンテーブルがホームオフィスであっても、いくつかのトリックを使用して作業環境を作成できます。たとえば、常に同じ場所に座って、オフィスチェアを使用します。パンチ穴やペンボックスなどの事務用品がオフィスの雰囲気を演出します。また、スウェットパンツやパジャマを着てPCの前に座るのではなく、オフィスに行くような服装をすることも役立ちます。